Grundlagen effektiver Delegation
Von Heike M. Cobaugh

Viele Führungskräfte delegieren zu wenig. Warum ist das so? Hier die Top-Five.

Führungskräfte verlangen oft Perfektion und sind insgeheim der Meinung, dass ihre Mitarbeiter (noch) nicht kompetent genug sind. Ihnen fehlt generell Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter. Manche befürchten einen Kontroll- oder Machtverlust, wenn sie es nicht selbst machen. Wieder andere wollen die Anerkennung für getane Arbeit selbst ernten. Der Zeitaufwand um professionell zu delegieren, erscheint einigen zu hoch.

Wenn Sie sich bei einem der Gründe angesprochen fühlen, bedenken Sie folgendes: „ Wer nicht ausreichend delegiert, schafft seine eigentlichen Aufgaben nicht, erreicht seine Ziele nicht und brennt früher oder später aus.“

Was sind also die Grundlagen effektiver Delegation? Erst einmal sollten Sie herausfinden, warum Sie so wenig delegieren. Seien Sie ehrlich mit sich selbst und fragen Sie sich, was ist das Schlimmste, was passieren könnte, wenn ich es doch tue? Sie werden merken, oft sind gewisse Bedenken und Ängste unrealistisch und auch unnötig. Außerdem ist es Ihre Aufgabe, als Führungskraft, Mitarbeiter durch Delegation zu befähigen in ihren Aufgabengebieten besser zu werden. Delegation ist ein wichtiges Führungs- und auch Motivationsinstrument.

Wichtig dabei sind folgende Schritte:
1. Überlegen Sie als erstes, was genau an wen delegiert werden soll und warum.
2. Stellen Sie dann alle nötigten Informationen zusammen, die der Mitarbeiter am Anfang brauchen wird.
3. Bitten Sie den Mitarbeiter zu einem Vier-Augen-Gespräch und nehmen Sie sich genügend Zeit, um dem Mitarbeiter die Aufgabe in Ruhe zu erklären sowie etwaige Fragen seinerseits zu beantworten. Seien Sie geduldig und zeigen Sie Verständnis, falls der Mitarbeiter nicht sofort alles versteht. Bedenken Sie, dass Sie vorab schon mehr Zeit hatten, sich mit der anstehenden Aufgabe zu befassen und der Mitarbeiter die Informationen vielleicht zum ersten Mal hört.
4. Erklären Sie dem Mitarbeiter, was Sinn und Zweck der Aufgabe ist.
5. Sie mit dem Mitarbeiter, wie weit seine Entscheidungsbefugnis, bezogen auf die anstehende Aufgabe, Projekt etc. geht.
6. Geben Sie klare Zeitvorgaben inkl. Zwischentermine und Endtermin (Sie selbst sollten einen Zeitpuffer einbauen, falls etwas Unvorhergesehenes dazwischen kommt. Dies müssen Sie dem Mitarbeiter aber nicht unbedingt mitteilen).
7. Sprechen Sie mit dem Mitarbeiter darüber, inwieweit Sie seine Arbeit kontrollieren werden (hüten Sie sich vor unnötigem Kontrollzwang, da dies die meisten Mitarbeiter demotiviert und in eine passive Grundhaltung treibt).
8. Je nach Aufgabe, besprechen Sie mit dem Mitarbeiter auch welche Folgen es hat, wenn die Arbeit nicht oder unvollständig ausgeführt wird.
9. Nach Beendigung der Aufgabe durch den Mitarbeiter, geben Sie die entsprechende Anerkennung und/oder besprechen Sie was Sie bei zukünftigen zu delegierenden Aufgaben gerne anders erledigt hätten.